Administracja

Zakładka Administracja widoczna jest tylko wtedy, gdy jesteś administratorem tego serwera (pierwsze założone na nim konto — patrz Pierwsze kroki) albo gdy administrator przyznał Twojemu kontu choć jedno z uprawnień opisanych niżej. To ustawienia całej instalacji, nie jednej firmy — dotyczą wszystkich organizacji trzymanych na tym serwerze naraz, nie tylko tej aktualnie aktywnej.

Na górze modułu masz pasek zakładek, a widzisz w nim tylko te, do których masz uprawnienie — administrator widzi wszystkie pięć, zwykły użytkownik bez żadnego przyznanego uprawnienia w ogóle nie zobaczy tej pozycji w menu:

Zakładka	Uprawnienie
Licencja	`manage_license` — Zarządzanie licencją
Użytkownicy	`manage_users` — Zarządzanie użytkownikami
Kopie zapasowe	`manage_backups` — Kopie zapasowe
Powiadomienia	`manage_notifications` — Powiadomienia e-mail
Aktualizacje	`manage_updates` — Aktualizacje

Jest jeszcze jedno uprawnienie, Zarządzanie organizacjami (manage_organizations) — nie ma własnej zakładki tutaj, ale możesz je przyznać w zakładce Użytkownicy: daje ono dostęp do wszystkich firm (organizacji) na tym serwerze, niezależnie od tego, do jakich firm dana osoba została przypisana jako członek. To bardzo mocne uprawnienie — oddajesz komuś księgowość każdego klienta na tym serwerze, nie tylko funkcje administracyjne. Przypisywanie kont do konkretnych firm i ich role w nich opisuje strona Organizacje.

Licencja

Górna karta pokazuje bieżący stan licencji tej instalacji: stan, ID instalacji, a jeśli licencja jest aktywna — nazwę klienta, datę ważności, limit organizacji oraz (jeśli zostały ustawione przy wystawieniu) osobę odpowiedzialną, e-mail, telefon służbowy, adres siedziby i notatki. Jeśli licencja jest np. wygasła albo nie została jeszcze wystawiona, zobaczysz dodatkowo krótkie wyjaśnienie dlaczego.

Powiadomienie o zmianie licencji

Program sam — co minutę, tym samym mechanizmem co sprawdzanie wersji serwera w nagłówku — sprawdza, czy stan Twojej licencji się zmienił. Jeśli tak (np. licencja właśnie stała się ważna, albo wystawiający zmienił/odnowił/zmniejszył jej zakres), zobaczysz komunikat „Licencja zaktualizowana” albo „Twoja licencja uległa zmianie” z przyciskiem „OK” — kliknięcie przeładowuje program, żeby nowy zestaw modułów i danych faktycznie się pojawił (bez przeładowania część zmian była wcześniej niewidoczna aż do ręcznego ponownego uruchomienia programu).

Przycisk „Sprawdź licencję” każe serwerowi samemu połączyć się z portalem licencyjnym i pobrać stamtąd Twoją licencję. Trzy możliwe wyniki:

„Pobrano nową licencję z portalu” — nowa licencja została zaimportowana automatycznie, stan powyżej odświeża się od razu,
„Licencja jest aktualna” — masz już to, co portal ma dla Ciebie wystawione,
„Licencja nie została jeszcze wystawiona” — portal nie ma dla tej instalacji żadnej licencji.

Jeśli zamiast tego zobaczysz „Sprawdzanie w portalu nie jest skonfigurowane na tym serwerze”, oznacza to, że serwer w ogóle nie ma ustawionego adresu portalu (typowe dla instalacji celowo odciętej od internetu) — w takiej sytuacji jedyna droga to import ręczny, opisany niżej.

Jeśli nie masz jeszcze żadnej licencji (nowa instalacja) albo chcesz zamówić inny plan, sekcja „Poproś o licencję” wysyła zgłoszenie na nasz serwer zamówień razem z identyfikatorem tej instalacji (widocznym powyżej, w „Stan licencji”) — wybierz plan (testowa/Starter/Professional/Enterprise), podaj nazwę firmy i e-mail kontaktowy, opcjonalnie dopisz uwagi, i kliknij „Wyślij zgłoszenie”. To tylko zastępuje wysłanie maila samemu — licencję nadal wystawiamy ręcznie i odsyłamy Ci ją mailem; gdy przyjdzie, wgraj ją niżej.

Poniżej masz sekcję „Wgraj licencję ręcznie” — zapasowa ścieżka dla serwera bez dostępu do internetu. Wybierz plik license.lic otrzymany od nas i kliknij „Importuj z pliku”. Jeśli nie masz pliku pod ręką, a tylko jego treść (np. wklejoną w mailu), kliknij link „Nie masz pliku? Wklej treść” — otworzy się pole tekstowe, w które wklejasz zawartość licencji i importujesz przyciskiem „Importuj z wklejonej treści”. Oba sposoby trafiają do tego samego importu po stronie serwera, więc wynik jest identyczny.

Co dokładnie ogranicza stan licencji

Program faktycznie egzekwuje stan licencji, nie tylko go pokazuje:

Licencja ważna — pełna funkcjonalność, bez ograniczeń (poza ewentualnym ograniczeniem modułów, patrz niżej).
Licencja wygasła, ale w okresie karencji (60 dni od daty ważności) — nadal pełna funkcjonalność, żeby chwilowy brak internetu albo opóźnienie w odnowieniu nie zablokowały nikomu pracy. W nagłówku i tak zobaczysz, że data ważności minęła.
Licencja wygasła poza okresem karencji — tryb tylko do odczytu — w nagłówku pojawia się trwała odznaka „📖 Tylko do odczytu” (kliknięcie pokazuje więcej informacji). Wszystkie dane wprowadzone wcześniej pozostają w pełni dostępne do przeglądania, eksportu i wydruku, ale nie da się wprowadzić ani zmienić niczego nowego w żadnym module — próba zapisu kończy się czytelnym komunikatem o wygasłej licencji. Uzyskanie nowej licencji (sekcja wyżej) natychmiast przywraca normalną pracę.
Brak jakiejkolwiek licencji (nowa, nieaktywowana instalacja) — nawigacja ogranicza się do Pulpitu, Pomocy i Administracji, dopóki nie uzyskasz i nie zaimportujesz pierwszej licencji; pozostałe moduły są niedostępne zarówno w menu, jak i po stronie serwera (nie da się ich obejść, wpisując adres ręcznie). W tym stanie na górze ekranu pojawia się też baner „Twój serwer KsięgoPlus nie posiada aktywnej licencji” z przyciskiem „Poproś teraz” (albo „Przedłuż”, jeśli ta instalacja miała już kiedyś aktywną licencję) — kliknięcie przenosi Cię prosto do sekcji „Poproś o licencję” poniżej. Krzyżyk z prawej strony zamyka baner, ale tylko na 30 minut — potem wraca samoczynnie, dopóki licencja nie zostanie uzyskana.

Niektóre plany licencji dodatkowo ograniczają konkretne moduły (dziś: Magazyn, Środki trwałe, Sprawozdania finansowe — zgodnie z tym, co sprzedaje dany plan) — jeśli Twoja licencja nie obejmuje danego modułu, po prostu nie zobaczysz go w menu. Każdy inny moduł (Dziennik, Faktury, Kontrahenci, VAT/JPK, Rozrachunki, Usługi, PKPiR, EWP, Plan kont, Zestawienia) jest zawsze dostępny niezależnie od planu.

Użytkownicy

Tabela pokazuje każde konto założone na tym serwerze: e-mail, imię i nazwisko, rolę (administrator albo zwykły użytkownik) i przyznane uprawnienia. Konto administratora zawsze pokazuje „wszystkie (administrator)” w kolumnie uprawnień — admin ma niejawnie każde z nich i nie da się mu ani zmienić uprawnień z tego widoku, ani go usunąć.

„Dodaj użytkownika” otwiera formularz z trzema polami — e-mail, imię i nazwisko oraz hasło (minimum 8 znaków) — i tworzy nowe konto zwykłego użytkownika, bez żadnych uprawnień administracyjnych na start. Uprawnienia dogrywasz osobno.

Przy każdym koncie (poza administratorem) masz przycisk „Uprawnienia” — rozwija listę checkboxów z sześcioma dostępnymi uprawnieniami (Zarządzanie licencją, Zarządzanie użytkownikami, Zarządzanie organizacjami, Kopie zapasowe, Aktualizacje, Powiadomienia e-mail). Zaznacz, co chcesz przyznać, i kliknij „Zapisz” — zapis zawsze ustawia cały komplet uprawnień danej osoby na to, co akurat widzisz zaznaczone (nie trzeba osobno „dodawać” i „odbierać”). Przyznane uprawnienie działa natychmiast przy następnym działaniu tej osoby w programie — nie jest wymagane ponowne logowanie.

Przycisk „Usuń” kasuje konto bezpowrotnie, po potwierdzeniu w oknie dialogowym.

Kopie zapasowe

Na górze widzisz katalog, w którym serwer trzyma kopie zapasowe — domyślnie jest to podkatalog backups w katalogu danych serwera. Przyciskiem „Zmień katalog” możesz wskazać inną ścieżkę (np. dysk sieciowy albo zewnętrzny) — puste pole przywraca wartość domyślną.

„Utwórz kopię zapasową” otwiera formularz z wyborem zakresu:

Cała instalacja — komplet: baza kontrolna serwera (konta, licencja, lista organizacji), plik licencji i baza danych każdej firmy na tym serwerze,
Jedna organizacja — tylko baza danych wybranej z listy firmy.

Serwer zawsze najpierw upewnia się, że żadne ostatnio zapisane dane nie zostaną pominięte (checkpointuje otwarte bazy), dopiero potem pakuje wszystko do jednego pliku .tar.gz — dzięki temu kopia jest spójna, nawet jeśli w tym samym momencie ktoś pracuje w programie.

Przy każdej kopii na liście (zakres, rozmiar, data utworzenia) masz trzy przyciski:

„Pobierz” — ściąga plik .tar.gz na dysk, np. żeby zabrać go poza serwer,
„Przywróć” — nadpisuje bieżące dane tym, co jest w kopii, po potwierdzeniu w oknie dialogowym. Kopię organizacji można przywrócić tylko wtedy, gdy ta firma nie jest akurat aktywna (przełącz się najpierw na inną) — inaczej program odmówi z komunikatem. Kopię całej instalacji program przywraca na dysk od razu, ale nie „na żywo” — dostaniesz komunikat, że musisz ręcznie zrestartować serwer, żeby przywrócone dane faktycznie zaczęły obowiązywać (serwer cały czas obsługuje bieżące żądania na starych, już nieaktualnych danych, dopóki go nie zrestartujesz),
„Usuń” — kasuje sam plik kopii, po potwierdzeniu.

Powiadomienia

Tu konfigurujesz własny serwer SMTP, z którego program korzysta do wysyłki alertów — błędów, ostrzeżeń i informacji o aktualizacjach. To zawsze Twój serwer pocztowy (firmowy albo dowolnej skrzynki), nie żadna usługa KsięgoPlus.

Klikając „Skonfiguruj” (albo „Edytuj”, jeśli SMTP jest już ustawione) uzupełniasz host, port, użytkownika, hasło, adres nadawcy oraz jeden lub kilka adresów odbiorców alertów (oddzielonych przecinkami), a checkboxem włączasz albo wyłączasz STARTTLS. Hasło zostawione puste przy edycji nie nadpisuje już zapisanego. Po zapisaniu skonfigurowanej skrzynki możesz od razu wysłać wiadomość testową na dowolny adres przyciskiem „Wyślij test” — dobry sposób, żeby upewnić się, że dane logowania są poprawne, zanim program zacznie na tym polegać przy prawdziwym alercie.

Aktualizacje

Górna karta pokazuje aktualnie zainstalowaną wersję programu i sposób wdrożenia tej instalacji — Docker albo instalacja natywna. To rozróżnienie ma tu realne znaczenie, więc zanim klikniesz cokolwiek, przeczytaj poniższe dwa akapity — zachowanie tej zakładki jest różne w obu przypadkach. Więcej o samych trybach instalacji: strona Instalacja.

Przyciskiem „Sprawdź aktualizacje” każesz serwerowi zapytać portal, czy jest dostępna nowsza, podpisana cyfrowo wersja programu — to zapytanie wychodzi tylko po kliknięciu, nigdy samo z siebie przy samym wejściu w tę zakładkę. Jeśli serwer w ogóle nie ma skonfigurowanego adresu portalu, zobaczysz odpowiedni komunikat i sprawdzanie się nie powiedzie — to samo ograniczenie, co przy licencji.

Na instalacji natywnej, jeśli dostępna jest nowsza wersja, obok wyniku sprawdzenia pojawi się przycisk „Zainstaluj teraz”. Ważne, jak to naprawdę działa: kliknięcie tego przycisku nie pobiera ani nie instaluje niczego samodzielnie w tym procesie serwera — ustawia tylko flagę, którą w ciągu kilku-kilkunastu sekund odczytuje osobny proces, ksiegoplus-updater (to on nadzoruje i uruchamia serwer na instalacjach natywnych — usługa systemowa/Windows). To dopiero on pobiera nową wersję z portalu, weryfikuje jej podpis, podmienia binarkę i restartuje serwer — z automatycznym wycofaniem do poprzedniej wersji, jeśli nowa nie wystartuje poprawnie. Sam przycisk nie daje żadnej informacji zwrotnej „czy się udało” — po prostu w pewnym momencie serwer na chwilę zniknie i wróci, na nowej wersji (albo, po nieudanej próbie, z powrotem na starej). Poniżej, w sekcji „Automatyczne aktualizacje”, masz przełącznik, który włącza dokładnie ten sam mechanizm, ale uruchamiany samodzielnie przez ksiegoplus-updater w tle, bez Twojego udziału.

Na instalacji w Dockerze przycisku „Zainstaluj teraz” nigdy nie zobaczysz, a przełącznik automatycznych aktualizacji jest zablokowany i wyszarzony — kontener nie ma procesu ksiegoplus-updater, więc nie ma się kto sam zaktualizować. Zamiast tego, gdy sprawdzenie znajdzie nowszą wersję, zobaczysz komunikat z gotową komendą do wklejenia w terminalu: docker compose pull && docker compose up -d. Aktualizacja obrazu Docker to zawsze osobny, ręczny krok wykonywany poza programem.

Niezależnie od tego, czy akurat jesteś w tej zakładce, program sam — krótko po zalogowaniu i potem okresowo w tle — po cichu sprawdza dostępność nowej wersji (tylko jeśli masz uprawnienie do aktualizacji i tylko na instalacjach natywnych, nigdy w Dockerze). Jeśli coś znajdzie, zobaczysz wyskakujące okienko „Dostępna aktualizacja” z tymi samymi dwiema opcjami: „Zainstaluj teraz” (dokładnie ten sam mechanizm co opisany wyżej) albo „Później” — kliknięcie „Później” chowa okienko do końca tej sesji w programie, nie wyłącza samego sprawdzania. To okienko nigdy się nie pojawi, jeśli aktualizacja jest już zaplanowana (patrz niżej) — informacja o tym jest już widoczna przez odliczanie w nagłówku, drugi komunikat byłby zbędny.

Planowanie aktualizacji na konkretną godzinę

Obok „Zainstaluj teraz” (tylko na instalacji natywnej, gdy dostępna jest nowsza wersja) znajdziesz pole wyboru daty/godziny i przycisk „Zaplanuj”. W odróżnieniu od „Zainstaluj teraz” (działa od razu), zaplanowana aktualizacja: pobiera nową wersję z wyprzedzeniem w tle, czeka do wybranej godziny (wg czasu Twojego komputera), i tylko wtedy faktycznie zatrzymuje i podmienia serwer.

Gdy aktualizacja jest zaplanowana:

każdy zalogowany użytkownik — nie tylko administrator — zobaczy przy następnym odświeżeniu (do minuty) komunikat „Aktualizacja została potwierdzona i zostanie wprowadzona o godzinie…” z przyciskiem „OK”;
osoby z uprawnieniem do aktualizacji widzą dodatkowo „Zatrzymaj” (odwołuje całą zaplanowaną aktualizację) i „Przełóż” (otwiera ten sam wybór godziny, żeby zaplanować ją na nowo — poprzedni termin zostaje zastąpiony);
w nagłówku, w miejscu numeru wersji serwera, pojawia się migająca strzałka w górę z odliczaniem — „aktualizacja za 8h”, „aktualizacja za 45 min” itd., aktualizowana przy każdym odświeżeniu nagłówka;
odwołać zaplanowaną aktualizację można też bez czekania na komunikat — bezpośrednio w zakładce Aktualizacje, gdzie widać kto i na kiedy ją zaplanował/a.

Tuż przed faktycznym zastosowaniem ksiegoplus-updater sprawdza jeszcze raz świeży manifest u producenta i to, czy ta konkretna wersja nie została centralnie wycofana (np. bo po wydaniu okazała się niestabilna) — w takim przypadku zaplanowana aktualizacja zostaje po cichu przerwana, bez podmiany binarki, a harmonogram się czyści. To dodatkowe zabezpieczenie dotyczy wyłącznie zaplanowanych aktualizacji — „Zainstaluj teraz” i automatyczne aktualizacje w tle nie mają takiej kontroli.

Wersja klienta i serwera w nagłówku

W górnym pasku programu (obok nazwy firmy) widzisz zawsze dwie wersje obok siebie: „Klient: vX.Y.Z” i „Serwer: vX.Y.Z”. To naprawdę dwie różne rzeczy:

Serwer to wersja procesu, z którym akurat rozmawiasz (na tym samym komputerze albo zdalnie, np. w konfiguracji biura rachunkowego) — to on aktualizuje się automatycznie, mechanizmem opisanym wyżej.
Klient to wersja tego konkretnego okna programu na Twoim komputerze (instalatora, którego kiedyś uruchomiłeś/uruchomiłaś) — klient nigdy nie aktualizuje się sam bez Twojej wiedzy, ale na Windows może pobrać i uruchomić nowszą wersję na Twoje żądanie, patrz niżej.

Jeśli obie wersje się różnią, napis w nagłówku zmienia kolor na pomarańczowy — to najczęściej znak, że serwer (na tym komputerze albo na serwerze biura rachunkowego) zaktualizował się automatycznie, a klient jeszcze nie został przeinstalowany. Zwykle nieszkodliwe (nowe funkcje po prostu jeszcze nie są widoczne w oknie), ale gdy czegoś nowego brakuje w menu mimo aktualizacji serwera, to pierwsze miejsce do sprawdzenia — najedź myszką na napis, żeby zobaczyć wyjaśnienie w podpowiedzi.

Aktualizacja klienta

Program sam, w tle, okresowo pyta serwer, z którym jest połączony (nie bezpośrednio portal), czy jest dostępna nowsza wersja klienta pasująca do Twojej platformy — to serwer pobiera i przechowuje u siebie kopie klienta (trzyma tylko 3 najnowsze wersje per platforma, starsze same znikają), więc każdy klient podłączony do tego samego serwera (np. w biurze rachunkowym) korzysta z tej samej, już pobranej kopii zamiast każdy z osobna ściągać ją z internetu.

Gdy znajdzie nowszą wersję, obok wskaźnika wersji w nagłówku pojawia się niebieski klawisz „⬇ Aktualizacja klienta” — zostaje tam, dopóki nie zaktualizujesz albo dopóki nie zamkniesz i nie otworzysz programu ponownie. Dodatkowo, przy pierwszym wykryciu, program pokazuje też wyskakujące okienko „Dostępna aktualizacja klienta” z opcjami „Pobierz aktualizację” / „Później” — „Później” chowa tylko to okienko (klawisz w nagłówku zostaje, można kliknąć go później).

Co robi „Pobierz aktualizację” zależy od systemu:

Windows: pojawia się systemowe okno „Zapisz jako”, w którym sam wybierasz, gdzie zapisać instalator (ksiegoplus-setup.exe) — program NIE uruchamia go automatycznie ani nie zamyka się sam. W oknie widać pasek postępu pobierania. Gdy pobieranie się skończy, program pokazuje ścieżkę zapisanego pliku i prosi: zamknij aplikację, a potem uruchom pobrany instalator ręcznie (przycisk „Zamknij aplikację teraz” obok tego komunikatu robi tylko to pierwsze — zamyka okno klienta, żeby instalator mógł bez przeszkód podmienić jego pliki; sam instalator trzeba i tak uruchomić osobno). Kliknięcie tego przycisku dopytuje jeszcze raz, czy naprawdę zamknąć program teraz — na wypadek, gdyby akurat było otwarte coś niezapisanego. Instalator poprowadzi Cię przez resztę tym samym promptem Windows o uprawnienia co przy pierwszej instalacji, i zaktualizuje w tym samym miejscu, gdzie program już jest zainstalowany.
Linux: klient jest zwykle zainstalowany przez menedżera pakietów (.deb/.rpm), więc program nie podmienia go sam — okienko pokazuje zamiast tego gotową komendę do wklejenia (apt install --only-upgrade albo dnf upgrade).