Pierwsze kroki
KsięgoPlus to program księgowy złożony z dwóch osobnych elementów, które zawsze pracują razem:
- serwer — tam faktycznie żyją Twoje dane (jeden plik bazy danych na każdą firmę), działa w tle bez żadnego okna,
- klient — okienko programu, które widzisz i w którym pracujesz na co dzień, łączy się z serwerem.
Na jednym komputerze (najczęstszy przypadek — jedna osoba, jedna firma) oba elementy uruchamiasz na tym samym urządzeniu. W biurze rachunkowym z wieloma stanowiskami serwer może stać na jednym komputerze (albo w chmurze), a z jego danych korzysta wielu księgowych, każdy na swoim kliencie. Szczegóły instalacji na Windows/Linux/Docker opisuje strona Instalacja i tryby pracy.
Pierwsze uruchomienie
- Uruchom serwer (jeśli instalowałeś/aś przez instalator Windows albo pakiet
.deb/.rpm, serwer startuje sam jako usługa systemowa — nie musisz nic dodatkowo klikać). - Uruchom klienta. Zobaczysz ekran „Wybierz serwer” — lista jest na starcie pusta, ale klient sam sprawdza, czy na tym komputerze działa serwer na domyślnym adresie, i jeśli tak, proponuje go od razu jako pozycję „znaleziony”.
- Jeśli pracujesz z serwerem na innym komputerze w sieci, kliknij „Skanuj sieć lokalną” albo dodaj go ręcznie przyciskiem „Dodaj serwer” (wystarczy nazwa i adres, np.
http://192.168.1.10:8080). - Kliknij „Połącz” przy wybranej pozycji. Jeśli chcesz, żeby klient pamiętał ten serwer na stałe, najpierw kliknij „Zapisz”.
Zakładanie pierwszego konta
Przy pierwszym połączeniu z zupełnie nowym serwerem program poprosi o założenie konta — podajesz e-mail, hasło i imię z nazwiskiem. To pierwsze konto na danym serwerze automatycznie staje się kontem administratora i ma dostęp do wszystkiego, łącznie z zarządzaniem innymi użytkownikami (zakładka Administracja).
Od razu po założeniu konta program sam zakłada Twoją pierwszą organizację o nazwie „Moja firma” i aktywuje ją — nie musisz nic dodatkowo tworzyć, żeby zacząć pracę. Nazwę oraz pozostałe dane firmy (NIP, REGON, adres siedziby, urząd skarbowy) uzupełniasz w zakładce Ustawienia — zrób to od razu, zanim spróbujesz wygenerować jakikolwiek eksport JPK: każdy z nich wymaga kompletnych danych firmy i odmówi wygenerowania pliku bez nich, z czytelnym komunikatem, czego brakuje.
Wylogowanie
Zamknięcie okna klienta samo w sobie wylogowuje bieżącego użytkownika — przy następnym uruchomieniu program znów poprosi o zalogowanie, niezależnie od tego, na jakim urządzeniu i z jakim serwerem się łączysz. Ma to znaczenie zwłaszcza przy współdzielonym stanowisku (kilka osób pracujących na tym samym komputerze) — nie trzeba pamiętać, żeby kliknąć „Wyloguj się” ręcznie przed odejściem od komputera, wystarczy zamknąć okno.
Wybór trybu księgowości
Zaraz na początku warto ustawić, w jaki sposób ta firma rozlicza się z podatku dochodowego — od tego zależy, które zakładki w ogóle widzisz w menu:
| Tryb | Dla kogo | Co widzisz w menu |
|---|---|---|
| Pełna księgowość (domyślny) | Spółki i firmy prowadzące pełne księgi rachunkowe | Dziennik, Plan kont, Zestawienia |
| PKPiR | Działalności rozliczające się podatkową księgą przychodów i rozchodów | PKPiR |
| Ryczałt | Działalności na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych | Ewidencja przychodów |
Tryb zmienia się w oknie „Ustawienia organizacji” — kliknij ikonę ludzików obok nazwy firmy w górnym pasku (przy selektorze firmy). Zmiana trybu nie przelicza ani nie przenosi już wprowadzonych danych — przełącza tylko, które moduły są widoczne i jakie eksporty JPK są dostępne (np. w trybie pełnej księgowości eksportujesz JPK_ST_KR, a w PKPiR/ryczałcie ten sam rejestr środków trwałych eksportuje się jako JPK_ST). Więcej o samych eksportach: strona Eksporty JPK.
Domyślnie każda nowo założona organizacja jest w trybie pełnej księgowości — jeśli Twoja firma rozlicza się PKPiR-em albo ryczałtem, zmień tryb zanim zaczniesz wprowadzać dane, żeby od razu pracować na właściwych zakładkach.
Więcej niż jedna firma
Jeśli obsługujesz więcej niż jedną firmę (typowe w biurze rachunkowym), przyciskiem „+” przy selektorze firmy w górnym pasku dodajesz kolejną organizację — każda ma osobną, całkowicie niezależną bazę danych, osobny plan kont, osobne dokumenty i może mieć inny tryb księgowości. Przełączanie między firmami odbywa się z tego samego selektora w górnym pasku.
Gdzie szukać pomocy
Ta sekcja Pomoc opisuje każdy moduł programu krok po kroku — skorzystaj z panelu bocznego, żeby przejść do interesującego Cię tematu. Ta sama dokumentacja jest też dostępna online, z możliwością sprawdzenia wersji odpowiadającej starszym wydaniom programu, gdyby coś działało inaczej niż opisano (numer aktualnie zainstalowanej wersji znajdziesz w zakładce Administracja > Aktualizacje).