Rozrachunki

Zakładka Rozrachunki to lista Twoich należności (klienci, którzy jeszcze Ci nie zapłacili) i zobowiązań (dostawcy, którym Ty jeszcze nie zapłaciłeś/aś) — razem z tym, ile z każdej kwoty już spłynęło, ile zostało do rozliczenia i czy termin płatności minął.

Skąd się tu biorą pozycje

Rozrachunków nie zakładasz ręcznie. Powstają automatycznie z wystawionych faktur: gdy tylko faktura ma status „wystawiona”, program tworzy dla niej odpowiadającą pozycję — należność, jeśli to faktura sprzedaży, albo zobowiązanie, jeśli to faktura zakupu. Kwota rozrachunku to kwota brutto faktury, termin płatności — termin płatności z faktury.

Ta synchronizacja odpala się sama za każdym razem, gdy otwierasz zakładkę Rozrachunki — program przegląda wystawione faktury i dopisuje pozycje dla tych, dla których jeszcze ich nie ma (dla jednej faktury nie powstanie więc rozrachunek podwójnie). Jeśli lista jest pusta, zobaczysz podpowiedź: „Rozrachunki tworzą się automatycznie przy wystawianiu faktur” — to znaczy, że po prostu nie masz jeszcze żadnej wystawionej faktury. Zobacz Faktury, żeby wystawić pierwszą.

Podsumowanie na górze ekranu

Trzy kafelki nad listą pokazują:

Należności — suma kwot pozostałych do zapłaty przez Twoich klientów, plus liczba otwartych pozycji,
Zobowiązania — suma kwot, które Ty masz jeszcze do zapłaty dostawcom,
Przeterminowane — suma pozostałych kwot z pozycji, którym minął termin płatności, plus ich liczba.

Wszystkie trzy liczą się z pozycji za wybrany rok (ten sam selektor roku, co w innych modułach) — zmieniasz rok, kafelki i lista przeliczają się od nowa.

Filtrowanie listy

Nad tabelą masz trzy filtry, które można łączyć:

Typ — wszystkie / tylko należności / tylko zobowiązania,
Status — wszystkie / otwarte / częściowo zapłacone / przeterminowane / zapłacone,
Kontrahent — zawęża listę do jednego kontrahenta z Twojej bazy.

Każda zmiana filtra od razu odświeża listę z serwera.

Co widzisz w tabeli

Dla każdej pozycji: typ (należność/zobowiązanie), kontrahent, dokument źródłowy (numer faktury z oznaczeniem „FV”), termin płatności, kwota, ile już zapłacono, ile zostało oraz status. Wiersze z przeterminowanym terminem są wyróżnione na czerwono, a data terminu pogrubiona.

Statusy, jakie zobaczysz:

Status	Co oznacza
Otwarte	nic jeszcze nie wpłacono
Częściowo	wpłacono część kwoty, reszta zostaje otwarta
Zapłacone	pozostała kwota spadła do zera lub poniżej
Przeterminowane	termin płatności minął, a pozycja wciąż jest otwarta lub częściowo zapłacona

Ważna rzecz do zapamiętania: status „Przeterminowane” program wylicza na bieżąco przy wyświetlaniu (porównując termin z dzisiejszą datą) — nie ma w tle żadnego zadania, które co noc przestawia status w bazie. Dopóki więc nie klikniesz w filtr „Przeterminowane” albo po prostu nie spojrzysz na listę, pozycja „na papierze” dalej figuruje jako otwarta czy częściowa — dopiero widok Rozrachunków pokazuje Ci naocznie, że termin minął.

Jeśli dana pozycja ma już jakieś wpłaty, pod jej wierszem zobaczysz dodatkowy wiersz „Historia płatności” z listą: data, kwota, forma płatności i (jeśli podano) numer dokumentu każdej wpłaty.

Rejestrowanie zapłaty

Przy pozycji, która nie jest jeszcze w pełni zapłacona, klikasz ikonę karty płatniczej („Dodaj płatność”). W oknie „Zapłata” podajesz:

Kwotę — domyślnie podpowiedziana jest cała pozostała kwota, ale możesz wpisać mniej (wtedy status zmieni się na „Częściowo”, a nie na „Zapłacone”); program nie pozwoli Ci wpisać kwoty większej niż to, co zostało do rozliczenia,
Datę — pole obowiązkowe,
Formę płatności — do wyboru: przelew bankowy, gotówka/kasa, kompensata, barter, inne,
opcjonalnie numer dokumentu (np. numer wyciągu bankowego czy dowodu KP) i uwagi.

Po zapisaniu program sam przelicza zapłaconą i pozostałą kwotę oraz status pozycji na podstawie wszystkich zarejestrowanych wpłat — możesz dodawać kolejne wpłaty do tej samej pozycji, aż rozliczy się w całości. Każda wpłata trafia też do historii płatności widocznej pod wierszem.

Wezwanie do zapłaty

Przy należności, która nie jest jeszcze w pełni zapłacona, dostępna jest dodatkowo ikona koperty („Generuj wezwanie”) — zobowiązaniom (Ty jako dłużnik) tej opcji program nie pokazuje. Po potwierdzeniu:

program nadaje kolejny numer wezwania w formacie WDZ/numer/rok (numeracja liczy się osobno dla każdego roku),
typ wezwania dobiera automatycznie na podstawie tego, ile wezwań już wcześniej wygenerowano dla tej pozycji: pierwsze wezwanie, potem drugie, a od trzeciego wzwyż zawsze ostateczne (z dopiskiem o skierowaniu sprawy na drogę sądową),
od razu otwiera się gotowy do wydruku dokument z danymi Twojej firmy jako wierzyciela, danymi kontrahenta jako dłużnika, kwotą pozostałą do zapłaty i numerem rachunku bankowego z Twoich ustawień.

Wezwania zapisują się w historii tej pozycji, więc kolejne kliknięcie „Generuj wezwanie” wie, który to już raz.

Usuwanie pozycji

Ikona kosza usuwa rozrachunek na stałe (po potwierdzeniu) — razem z całą jego historią płatności i wezwań. Usunięcie rozrachunku nie usuwa faktury, z której powstał — jeśli faktura nadal ma status „wystawiona”, przy następnym otwarciu zakładki program odtworzy dla niej rozrachunek od nowa (od zera, bez wcześniejszych wpłat), bo synchronizacja z fakturami znów go nie znajdzie. Usuwaj więc tylko pozycje, które trafiły na listę przez pomyłkę albo które i tak zamierzasz odtworzyć.