Magazyn

Zakładka Magazyn to gospodarka magazynowa: kartoteka produktów, dokumenty przyjęć i wydań, bieżące stany, inwentaryzacja i raporty. Na górze ekranu masz sześć zakładek — Kartoteka, Dokumenty, Stany, Inwentaryzacja, Raporty i Konfiguracja — omówionych po kolei niżej. Jeśli masz zdefiniowany więcej niż jeden magazyn, obok tytułu modułu pojawi się dodatkowy selektor, którym przełączasz się między nimi.

Kartoteka — produkty

To Twoja lista towarów, materiałów i surowców. Nad tabelą masz wyszukiwarkę (szuka po kodzie, nazwie i kodzie EAN), filtr kategorii oraz checkbox „Niskie stany”, który pokazuje tylko produkty, których stan spadł do poziomu minimalnego lub poniżej — takie wiersze są też podświetlone na czerwono w zwykłym widoku listy.

Nowy produkt dodajesz jednym z trzech przycisków w prawym górnym rogu — „Dodaj towar”, „Dodaj materiał” albo „Dodaj surowiec” — każdy od razu ustawia właściwą kategorię w formularzu, choć samą kategorię możesz potem i tak zmienić. W formularzu produktu wypełniasz:

Kod produktu i Nazwa — jedyne pola wymagane,
Opis — opcjonalny,
Kategoria (TOW/MAT/SUR/WYR/OPA), Jednostka (szt, kg, l, m, m², m³, kpl, opak, usł, godz) i Kod EAN,
Cena zakupu netto, Cena sprzedaży netto i Stawka VAT,
Stan minimalny — próg, poniżej którego produkt trafia na listę „Niskie stany”,
Konto magazynowe — numer konta księgowego, na którym ten towar jest ewidencjonowany (domyślnie 330),
Lokalizacja — dowolny opis miejsca składowania, np. „Regał A / Półka 3”.

Przy każdym produkcie na liście masz ikony: Edytuj, Kod kreskowy (drukuje etykietę z kodem EAN produktu) i Usuń. Produktu, który ma już jakikolwiek ruch magazynowy (pojawił się na jakimkolwiek dokumencie), nie da się usunąć — program odmówi z komunikatem. Zaznaczając checkboxy przy kilku produktach naraz, możesz je usunąć hurtowo przyciskiem „Usuń zaznaczone”; te z ruchami zostaną automatycznie pominięte, a program powie Ci, ile pozycji faktycznie skasował, a ile pominął.

Przyciskiem „Import” wczytasz produkty z pliku CSV lub Excel (kolumny: kod, nazwa, kategoria, jednostka, cena, VAT; w CSV separator to średnik lub przecinek). Najpierw zobaczysz podgląd wczytanych wierszy, dopiero potem klikasz „Importuj”. Duplikaty (rozpoznawane po kodzie) są pomijane, a po zakończeniu dostajesz podsumowanie: ile pozycji zaimportowano, ile pominięto i ile było błędów.

Dokumenty magazynowe

To tutaj rejestrujesz każde przyjęcie i wydanie towaru. Dostępne typy dokumentów (podstawowe, zawsze widoczne):

Typ	Oznacza	Kierunek	Typowe zastosowanie
PZ	Przyjęcie zewnętrzne	zwiększa stan	towar przyjęty od dostawcy
WZ	Wydanie zewnętrzne	zmniejsza stan	towar wydany odbiorcy (np. przy sprzedaży)
PW	Przyjęcie wewnętrzne	zwiększa stan	przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji
RW	Rozchód wewnętrzny	zmniejsza stan	zużycie materiałów, np. do produkcji
PZM	Przyjęcie zewnętrzne materiałów	zwiększa stan	jak PZ, ale dla materiałów
RWM	Rozchód wewnętrzny materiałów	zmniejsza stan	jak RW, ale dla materiałów
WZP	Wydanie zewnętrzne produktów	zmniejsza stan	wydanie wyrobów gotowych (koszt własny sprzedaży)
ZZ	Zwrot od odbiorcy	zwiększa stan	towar wracający od klienta
MM	Przesunięcie międzymagazynowe	—	przesunięcie towaru między magazynami

Nowy dokument tworzysz z zakładki Dokumenty selektorem „+ Nowy dokument...” w prawym górnym rogu — lista typów w tym selektorze (i filtr typu tuż nad tabelą) zawsze odpowiada aktualnej konfiguracji kont z zakładki Konfiguracja, łącznie z typami własnymi, które tam dodasz. W formularzu ustawiasz datę dokumentu, przy PZ/WZ/PZM/WZP/ZZ wskazujesz kontrahenta (z wyszukiwarką po nazwie i NIP, z możliwością dodania nowego kontrahenta bez wychodzenia z formularza), a w tabeli pozycji wybierasz produkty i ilości. Jeśli potrzebnego produktu jeszcze nie ma w kartotece, ikoną obok selecta produktu otwierasz szybki formularz dodawania produktu bez zamykania dokumentu. Dokument zawsze zapisuje się jako szkic (status „Szkic”) — możesz go jeszcze dowolnie edytować albo usunąć.

Zatwierdzenie dokumentu (ikona check przy szkicu) jest krokiem, który faktycznie coś zmienia:

dla dokumentów wydania (WZ, RW, RWM, WZP oraz MM) program najpierw sprawdza, czy stan dostępny (stan bieżący minus zarezerwowany) wystarcza na każdą pozycję — jeśli nie, zatwierdzenie się nie powiedzie, z komunikatem, ile brakuje,
stan magazynowy każdego produktu na dokumencie zostaje zaktualizowany: PZ/PW/PZM/ZZ dodają ilość, WZ/RW/RWM/WZP odejmują,
jeśli w Konfiguracji masz ustawione konta Wn/Ma dla tego typu dokumentu, program automatycznie tworzy dekret w buforze Dziennika — dostaniesz komunikat z jego numerem,
dokument dostaje status „Zatwierdzony” i traci możliwość edycji — z tego stanu można go już tylko anulować.

Anulowanie zatwierdzonego dokumentu cofa zmianę stanów magazynowych (dodaje z powrotem to, co dokument odjął, i odwrotnie), ale nie usuwa automatycznie utworzonego dekretu — tym trzeba zająć się osobno w Dzienniku. Szkicu (dokumentu jeszcze niezatwierdzonego) nie da się anulować — można go tylko dowolnie edytować albo skasować.

Z zatwierdzonego dokumentu WZ możesz jednym kliknięciem (ikona z plusem) utworzyć fakturę sprzedaży — program przenosi pozycje, kontrahenta i datę do nowego formularza w Fakturach, z cenami sprzedaży z kartoteki produktów. Przy każdym dokumencie masz też przycisk drukowania — generuje wydruk z danymi Twojej firmy, kontrahenta, pozycjami i miejscem na podpisy.

Stany magazynowe

Zakładka Stany pokazuje bieżące ilości i wartość magazynu wyliczaną na żywo z zatwierdzonych dokumentów — nie jest to osobno przechowywana liczba, którą trzeba ręcznie aktualizować. Na górze widzisz trzy karty: łączną wartość magazynu (z metodą wyceny — FIFO, LIFO albo średnia ważona, ustawianą w Konfiguracji), liczbę pozycji i liczbę produktów z niskim stanem. Poniżej — tabela z każdym aktywnym produktem: stan bieżący, stan dostępny (bieżący minus zarezerwowany), próg minimalny, cena jednostkowa i wartość. Wiersze poniżej progu minimalnego są podświetlone.

Wartość każdej pozycji liczona jest metodą FIFO/LIFO/średniej na podstawie historii przyjęć tego produktu (kolejność i ceny z dokumentów PZ/PW/PZM/ZZ) — jeśli produkt nie ma jeszcze żadnego przyjęcia w historii, program liczy wartość po prostu jako stan razy cena zakupu z kartoteki.

Jeśli z jakiegoś powodu stany „rozjadą się” z rzeczywistością (np. po ręcznej ingerencji w dane), w zakładce Konfiguracja masz przycisk „Przelicz stany magazynowe” — przelicza od zera stan każdego produktu jako sumę przyjęć minus sumę wydań ze wszystkich zatwierdzonych dokumentów.

Inwentaryzacja

Tu robisz spis z natury. „Nowa inwentaryzacja” tworzy arkusz z bieżącym stanem systemowym każdego produktu — otwiera się od razu widok szczegółów. Dla każdej pozycji wpisujesz stan rzeczywisty (to, co naliczono fizycznie); program sam wylicza różnicę. Przyciskiem „Zapisz stany” zapisujesz wpisane liczby bez zamykania inwentaryzacji — możesz wracać do tego arkusza wielokrotnie.

„Zamknij” finalizuje inwentaryzację i jest nieodwracalne: program porównuje stan systemowy z rzeczywistym i dla każdej różnicy generuje odpowiedni dokument korygujący — PW dla nadwyżek (rzeczywisty stan wyższy niż systemowy) i RW dla niedoborów — od razu jako zatwierdzone, więc stany magazynowe zostają skorygowane natychmiast. Po zamknięciu dostajesz podsumowanie: ile PW i ile RW powstało. Przyciskiem „Drukuj” (dostępnym zarówno z listy, jak i z otwartego arkusza) wygenerujesz protokół inwentaryzacyjny z tabelą pozycji i miejscem na podpisy komisji.

Raporty

Trzy rodzaje raportów, przełączane zakładkami:

Obroty — dla wybranego zakresu dat: stan początkowy, ilość i wartość przyjęć, ilość i wartość wydań oraz stan końcowy każdego produktu.
Stan na dzień — wartość magazynu i stan każdego produktu na wskazaną datę.
Rotacja — dla wybranego zakresu: średni stan, ilość wydań, wskaźnik rotacji i liczbę dni rotacji (powyżej 90 dni pozycja jest podświetlona na czerwono — sygnał zalegającego towaru).

Każdy raport eksportujesz do Excela przyciskiem „Eksportuj do Excel”.

Konfiguracja

Trzy sekcje:

Konfiguracja kont dekretów — dla każdego typu dokumentu (PZ, WZ, PW, RW i pozostałych) ustawiasz, jakie konto (albo kilka kont — rozdzielonych przecinkiem) księgowane jest po stronie Wn i jakie po stronie Ma, gdy dokument tego typu zostanie zatwierdzony. Bez uzupełnionej konfiguracji dla danego typu dokument nadal da się zatwierdzić i zmieni stan magazynowy, po prostu nie powstanie automatyczny dekret.

Tutaj też dodajesz własne typy dokumentów — w sekcji „+ Nowy typ dokumentu” wpisujesz kod (np. PZM2), opis oraz konta Wn/Ma, i klikasz „Dodaj typ”. Nowy typ od razu pojawia się zarówno w selektorze „+ Nowy dokument...” w zakładce Dokumenty, jak i w filtrze typu nad listą dokumentów — nie trzeba w tym celu ponownie wchodzić do modułu ani odświeżać strony. Typy podstawowe (PZ, WZ, PW, RW, ZZ) nie mają przycisku usuwania; typy własne możesz usunąć koszem przy karcie danego typu.

Narzędzia — przycisk „Przelicz stany magazynowe”, opisany wyżej.

Magazyny — lista magazynów (przydatna, gdy prowadzisz więcej niż jedno miejsce składowania) z możliwością dodania kolejnego (nazwa + kod). Magazynu domyślnego nie da się usunąć, a magazynu z przypisanymi produktami trzeba najpierw opróżnić (przenieść produkty gdzie indziej), zanim program pozwoli go skasować.

Dokumenty magazynowe a Dziennik i Plan kont

Konta, które wpisujesz w Konfiguracji, muszą istnieć w Twoim Planie kont — jeśli konta jeszcze nie ma, program utworzy je automatycznie przy pierwszym zatwierdzeniu dokumentu danego typu (z domyślną nazwą, jeśli to jedno ze standardowych kont magazynowych, albo z nazwą „Konto [numer]” dla pozostałych). Dekrety tworzone automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentów lądują w buforze Dziennika jako dekrety tymczasowe — tam je przejrzysz, poprawisz w razie potrzeby i zaksięgujesz tak samo jak każdy inny dekret.