Plan kont
Zakładkę Plan kont widzisz tylko wtedy, gdy firma pracuje w trybie pełnej księgowości (patrz sekcja „Wybór trybu księgowości" na stronie Pierwsze kroki). To tutaj trzymasz cały wykaz kont księgowych, na których potem księgujesz dekrety w module Dziennik — bez odpowiedniego konta w planie kont nie zaksięgujesz na nie żadnej operacji.
Co widzisz na liście
Konta są pokazane w drzewku: każde konto syntetyczne (główne) ma pod sobą swoje konta analityczne (podrzędne), jeśli jakieś istnieją — przy koncie syntetycznym z rozwinięciami zobaczysz strzałkę po lewej stronie i licznik w stylu „(3 analitycznych)". Kliknij strzałkę, żeby rozwinąć albo zwinąć pojedyncze konto, albo użyj przycisku z ikoną drzewka w prawym górnym rogu paska narzędzi, żeby rozwinąć/zwinąć wszystko naraz.
Nad tabelą, w podtytule modułu, widzisz szybkie podsumowanie: ile kont masz łącznie, ile z nich to konta syntetyczne, ile analitycznych i (jeśli takie są) ile rozrachunkowych.
Pole „Szukaj konta (numer lub nazwa)..." filtruje listę na bieżąco po numerze albo nazwie — pasujące konto analityczne automatycznie rozwija swojego rodzica, żebyś je od razu zobaczył/a, nawet jeśli wcześniej było zwinięte.
Konto oznaczone małą ikonką z ludzikami przy nazwie to konto rozrachunkowe (patrz niżej).
Dodawanie konta
Klikasz „Dodaj konto" i wypełniasz:
- Numer konta — wymagany, patrz zasady numeracji niżej. Po dodaniu konta nie da się już zmienić numeru (przy edycji pole jest zablokowane) — jeśli się pomylisz, usuń konto i dodaj je ponownie z poprawnym numerem.
- Nazwa konta — wymagana.
- Typ konta — jedna z sześciu wartości: Aktywa, Pasywa, Koszty, Przychody, Wynik, Zwykłe.
- Znacznik JPK_KR_PD (S_12_1) — pole opcjonalne, opisane osobno niżej.
- Konto rozrachunkowe (powiązane z kontrahentami) — zaznacz, jeśli to konto ma służyć do rozliczeń z konkretnymi kontrahentami (typowo konta grupy 200/201). Po zaznaczeniu możesz od razu (opcjonalnie) wybrać z listy konkretnego kontrahenta, z którym to konto ma być powiązane.
Szkielety planu kont — gotowy zestaw kont zamiast zakładania każdego osobno
Zamiast dodawać dziesiątki kont ręcznie, jedno po drugim, kliknij „Szablony" w pasku narzędzi (albo, przy zupełnie pustym planie kont, duży przycisk „Wybierz szkielet planu kont", który program pokazuje automatycznie). Otwiera się lista gotowych szkieletów — każdy to zestaw kont pod konkretny rodzaj działalności:
| Szkielet | Dla kogo |
|---|---|
| Pusty | Zero kont — jeśli wolisz zbudować plan kont samodzielnie od podstaw. |
| Uniwersalny | Ogólny plan kont (zespoły 0-8) — sensowny punkt startowy dla większości firm. |
| Handlowy | Rozbudowany o rozliczenie zakupu i sprzedaży towarów — dla firm handlowych/dystrybucyjnych. |
| Usługowy | Bez zespołu towarów, uproszczone koszty rodzajowe — dla firm usługowych. |
| Produkcyjny | Rozbudowane koszty wg typów działalności i produkty — dla firm produkcyjnych. |
| Fundacja / stowarzyszenie | Fundusze statutowe/rezerwowe zamiast kapitału — dla organizacji non-profit. |
Szkielety oznaczone odznaką „Certyfikowany przez KsięgoPlus" to te dostarczone razem z programem (albo pobrane automatycznie z portalu — Twój serwer sam dociąga nowe, gdy się pojawią, bez potrzeby aktualizacji programu). Kliknij „Zastosuj" przy wybranym szkielecie — program tworzy wszystkie jego konta w Twoim planie kont. Konta o numerach, które już istnieją, są automatycznie pomijane (nigdy nie nadpisuje istniejącego konta po cichu) — po zastosowaniu zobaczysz podsumowanie, ile kont dodano i ile pominięto.
Szkielet to zwykły plik .xlsx — kliknij ikonę pobierania przy szkielecie, żeby zapisać go na dysk i otworzyć/zmodyfikować w Excelu (kolumny: Number, Name, Type, IsSettlement, JPKMapKonta). Zmodyfikowany plik możesz wgrać z powrotem jako nowy, własny szkielet przyciskiem „Wgraj własny szkielet (.xlsx)" na dole listy.
Zapisywanie własnego szkieletu
Jeśli masz już zbudowany plan kont (albo jego część) i chcesz go wykorzystać w kolejnej organizacji, zaznacz checkboxy przy interesujących Cię kontach (dokładnie tak samo, jak przy masowym usuwaniu, opisanym niżej) i kliknij „Zapisz jako szablon (N)", które pojawia się obok przycisku usuwania zaznaczonych. Podajesz nazwę i (opcjonalnie) opis — zapisany zostaje tylko wybrany podzbiór kont, nie cały plan kont naraz. Taki własny szkielet pojawia się na liście szkieletów (bez odznaki certyfikacji) i możesz go zastosować w dowolnej innej organizacji na tym serwerze — świadomie zapisywany na poziomie całej instalacji, nie jednej firmy. Możesz go też usunąć ikoną kosza przy nim na liście; szkieletów certyfikowanych i dostarczonych z programem nie da się usunąć.
Numeracja kont
Program sam rozpoznaje, czy wpisany numer to konto syntetyczne czy analityczne, wyłącznie na podstawie jego zapisu:
| Numer | Traktowany jako |
|---|---|
3 cyfry, np. 201 |
konto syntetyczne |
XXX-XXX, np. 201-003 |
konto analityczne — wymaga, żeby konto syntetyczne XXX już istniało |
Konta krótsze lub równe 3 znakom (bez myślnika) są zawsze syntetyczne; wszystko dłuższe albo zawierające myślnik/ukośnik jest analityczne, a program przy zapisie sam próbuje znaleźć dla niego „rodzica" — sprawdza po kolei, czy istnieje konto o pierwszych 3, potem 2, potem 1 znaku numeru (a dla numerów z myślnikiem/ukośnikiem — czy istnieje numer bez ostatniego segmentu). Jeśli chcesz dodać konto analityczne standardowego formatu XXX-XXX, konto syntetyczne XXX musi już istnieć w planie kont — inaczej dostaniesz komunikat, żeby najpierw dodać konto syntetyczne.
Konta rozrachunkowe mają swoje własne, specjalne formaty numeru (zwykle nie wpisujesz ich ręcznie — patrz niżej):
| Format | Przykład | Kiedy |
|---|---|---|
XXX-NNNNNNNNNN (NIP) |
200-1234567890 |
kontrahent z numerem NIP |
XXX-OF-NNNNNNNN |
201-OF-00000001 |
osoba fizyczna bez NIP/PESEL (numer porządkowy) |
XXX-OFP-NNNNNNNNNNN |
200-OFP-90010112345 |
osoba fizyczna z numerem PESEL |
Konta rozrachunkowe i kontrahenci
Większość kont rozrachunkowych, które zobaczysz w planie kont, nie musisz zakładać tutaj ręcznie — program tworzy je sam, gdy dodajesz nowego kontrahenta w module Kontrahenci: tam wybierasz „podstawowe konto" (najczęściej 200 dla dostawców albo 201 dla odbiorców), a program dokłada do niego numer NIP, PESEL albo kolejny numer porządkowy kontrahenta wg formatów z tabeli wyżej.
Jeśli w planie kont edytujesz konto, które jest już powiązane z konkretnym kontrahentem, zobaczysz w oknie edycji niebieską notatkę „Konto powiązane z kontrahentem" z nazwą tego kontrahenta — od tego momentu pole „konto rozrachunkowe" i samo powiązanie są zablokowane do zmiany z poziomu Planu kont (zapisują się dokładnie takie, jakie już były). Żeby zmienić lub odpiąć takie powiązanie, edytuj kontrahenta w module Kontrahenci, a nie konto tutaj.
Znacznik JPK_KR_PD (S_12_1)
Pole „Znacznik JPK_KR_PD (S_12_1)" pozwala przypisać kontu jego pozycję w ustandaryzowanym wykazie kont używanym przez ministerialny eksport JPK_KR_PD (zestawienie obrotów i sald) — zaczynasz pisać, a program podpowiada Ci z ponad 240 pozycji słownika (np. „Środki pieniężne w kasie" czy „Rozrachunki z tytułu dostaw i usług"), które faktycznie pojawiają się w wymaganym przez urząd formacie XML.
To pole jest opcjonalne przy każdym pojedynczym koncie, ale samo pole S_12_1 jest w eksporcie JPK_KR_PD obowiązkowe dla każdego konta — program niczego tu nie odgaduje ani nie uzupełnia automatycznie, więc jeśli planujesz generować ten eksport, przypisz znacznik każdemu kontu, zanim go wygenerujesz. Samego eksportu (i tego, co się dzieje, jeśli jakiegoś konta zabraknie) szukaj na stronie Zestawienia.
Usuwanie kont
Konto usuwasz ikoną kosza przy wierszu, po potwierdzeniu w oknie dialogowym. Program nie pozwoli Ci usunąć konta w dwóch sytuacjach, z czytelnym komunikatem o przyczynie:
- konto jest powiązane z kontrahentem — najpierw usuń (albo odepnij) tego kontrahenta w module Kontrahenci;
- konto zostało już użyte w jakimkolwiek dekrecie w Dzienniku — księgowań się nie kasuje przez usunięcie konta.
Usuwanie wielu kont naraz
Zaznacz checkboxy przy interesujących Cię kontach (albo „Zaznacz wszystkie" w nagłówku tabeli) — pojawi się przycisk „Usuń zaznaczone (N)". Po potwierdzeniu program próbuje usunąć po kolei każde zaznaczone konto. Uwaga: jeśli wśród zaznaczonych trafi się konto powiązane z kontrahentem albo użyte w dekretach, zostanie po prostu pominięte — bez osobnego komunikatu o błędzie dla tej pozycji — i po odświeżeniu listy nadal je tam zobaczysz. Jeśli po masowym usuwaniu lista skurczyła się mniej, niż się spodziewałeś/aś, to właśnie dlatego — sprawdź, które z zaznaczonych kont mają powiązanie z kontrahentem lub widnieją już w dekretach.