Faktury

Zakładka Faktury to miejsce, gdzie wystawiasz faktury sprzedaży i rejestrujesz faktury zakupu, a program sam pilnuje numeracji, przelicza kwoty netto/VAT/brutto i — po wystawieniu — zakłada odpowiedni dekret w Dzienniku. Pozycje faktury możesz wpisywać ręcznie albo pobierać z Twoich katalogów: towarów z Magazynu i pozycji z Usług.

Lista faktur

Na górze ekranu masz trzy filtry i wyszukiwarkę:

Rok — lista faktur zawsze dotyczy jednego roku obrachunkowego naraz.
Typ — Wszystkie / Sprzedaż / Zakup / Korekty sprzedaży / Korekty zakupu.
Status — Wszystkie / Szkice / Wystawione / Zapłacone / Anulowane.
Szukaj — szuka po numerze faktury, nazwie kontrahenta i NIP.

Tabela pokazuje numer (z kolorowym skrótem typu, np. FV, FZ, FVK), typ, datę, kontrahenta oraz kwoty netto/VAT/brutto. Wiersze korekt są delikatnie podświetlone na pomarańczowo, żeby łatwo je odróżnić od zwykłych faktur.

Status faktury ma cztery wartości:

Szkic — faktura zapisana, ale jeszcze nie wystawiona. Można ją dowolnie edytować albo usunąć.
Wystawiona — faktura ostateczna, nieedytowalna (poza zmianą statusu na zapłaconą lub anulowaną).
Zapłacona i Anulowana — statusy końcowe.

Wystawianie nowej faktury

Klikasz „Nowa faktura” i wypełniasz formularz:

Typ faktury — do wyboru: Faktura VAT sprzedaży, Faktura VAT zakupu, Faktura korygująca sprzedaży, Faktura korygująca zakupu, Faktura zaliczkowa, Pro forma, Faktura VAT marża, Faktura VAT RR, Faktura uproszczona, Faktura podatnika zwolnionego z VAT. Wybranie jednego z dwóch typów korygujących od razu zamyka ten formularz i otwiera osobne okno korekty (patrz niżej) — korekty nie wystawia się jako zwykłej nowej faktury.

Dane nagłówkowe — data wystawienia, data sprzedaży, termin płatności (domyślnie proponowany 14 dni od dziś) i sposób płatności (Przelew / Gotówka / Karta płatnicza).

Nabywca / Dostawca — nazwa pola zmienia się zależnie od typu (przy fakturze zakupu wybierasz dostawcę, przy sprzedaży — nabywcę). Lista pokazuje tylko pasujących kontrahentów: dostawców i „innych” przy zakupie, odbiorców i „innych” przy sprzedaży. Jeśli kontrahenta nie ma jeszcze na liście, ikoną obok pola dodajesz go od razu, bez wychodzenia z formularza faktury — więcej o samych kontrahentach na stronie Kontrahenci.

Powiąż z magazynem — checkbox zaznaczony domyślnie; łączy pozycje faktury z Twoim magazynem, żeby ceny i dane towarów podstawiały się automatycznie z katalogu.

Pozycje faktury — dla każdej pozycji masz:

rozwijaną listę Produkt, gdzie wybierasz towar z Magazynu (grupa „Towary”) albo pozycję z Usług (grupa „Usługi”), albo zostawiasz „-- Ręczne --” i wpisujesz wszystko sam,
po wybraniu towaru lub usługi nazwa, jednostka, stawka VAT i cena netto uzupełniają się same — przy fakturze zakupu program podstawia cenę zakupu towaru, przy sprzedaży cenę sprzedaży; usługa zawsze podstawia swoją cenę sprzedaży,
pola Ilość, J.m. (szt., godz., usł., kg, m, m², m³, l, kpl.), Cena netto i Stawka VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np) — wszystkie edytowalne ręcznie, niezależnie od tego, czy pozycja pochodzi z katalogu,
kolumnę Wartość, która przelicza się na bieżąco,
przycisk „x” do usunięcia pozycji (widoczny, gdy pozycji jest więcej niż jedna).

Przy fakturach zakupu masz dodatkowo przy każdej pozycji ikonę teczki — pozwala w locie dopisać nową usługę do katalogu Usług, bez opuszczania faktury.

Przyciskiem „Dodaj pozycję” dokładasz kolejny wiersz. Pole Uwagi na dole to dodatkowy tekst, który trafi na wydruk faktury.

Zanim faktura się zapisze, program sprawdza, czy wybrałeś/aś kontrahenta i czy przynajmniej jedna pozycja ma nazwę — bez tego zapis się nie powiedzie. Przycisk na dole zapisuje fakturę jako szkic („Zapisz szkic” dla nowej, „Zapisz zmiany” przy edycji szkicu) — numer faktury nadawany jest automatycznie dopiero przy zapisie, w formacie takim jak FV/001/2026 (format można zmienić w Ustawieniach numeracji), więc nie musisz go wpisywać ręcznie.

Wystawianie faktury

Dopóki faktura jest szkicem, możesz ją dowolnie edytować albo usunąć. Klikając ikonę „check” przy fakturze wystawiasz ją — program dopytuje o potwierdzenie, bo po wystawieniu faktura przestaje być edytowalna. Przy wystawieniu program automatycznie:

zakłada dekret w Dzienniku (trafia do Bufora, nie od razu do zaksięgowanych) — konto rozrachunkowe bierze z karty kontrahenta, jeśli je tam ustawiono, w przeciwnym razie korzysta z domyślnego konta 201 (odbiorcy) lub 200 (dostawcy); VAT księguje na odpowiednich subkontach 222/223 wg stawki, o ile Twoja firma jest płatnikiem VAT,
zapisuje numer tego dekretu przy fakturze, żeby zawsze wiedzieć, który zapis księgowy jej odpowiada.

Po wystawieniu status zmienia się na Wystawiona, a przyciski edycji i usuwania znikają — zostaje tylko podgląd/wydruk, a dla faktur sprzedaży i zakupu dochodzi możliwość wystawienia korekty.

Korekta faktury

Korektę wystawiasz albo przyciskiem „Korekta” przy konkretnej wystawionej fakturze sprzedaży/zakupu, albo wybierając typ „Faktura korygująca...” przy zakładaniu nowej faktury — oba sposoby prowadzą do tego samego okna „Faktura korygująca”.

Jeśli okno otwarto bez wskazania konkretnej faktury, najpierw wybierasz ją z listy „Faktura do korekty” (widoczne są tylko wystawione faktury sprzedaży i zakupu). Program pokazuje wtedy tabelę pozycji z dwiema kolumnami: Było (ilość i cena z oryginału, tylko do odczytu) oraz Powinno być (edytowalne pola ilości i ceny). Zmieniasz tylko to, co faktycznie się zmieniło — kolumna Różnica netto liczy się na bieżąco dla każdej pozycji i w podsumowaniu na dole. Warto też opisać Przyczynę korekty — pole nieobowiązkowe, ale zalecane.

Przycisk „Wystaw korektę” jest aktywny dopiero, gdy wybrałeś/aś fakturę do korekty, i zapisuje wyłącznie te pozycje, w których coś rzeczywiście się zmieniło — jeśli nic nie zmienisz, program odmówi zapisu. Korekta powstaje od razu jako osobna faktura (typ Faktura korygująca sprzedaży/zakupu) w statusie szkicu, z własnym numerem i odniesieniem do faktury oryginalnej.

Drukowanie i podgląd

Ikona drukarki przy każdej fakturze (niezależnie od statusu) otwiera w nowej karcie przeglądarki wydruk/podgląd PDF faktury z danymi Twojej firmy, kontrahenta, pozycjami i kwotą słownie.

Usuwanie

Ikonę kosza widzisz tylko przy fakturach w statusie Szkic — wystawionej faktury nie da się usunąć (można ją tylko anulować). Program zawsze pyta o potwierdzenie przed usunięciem.

Faktury a Rozrachunki

Wystawienie faktury samo w sobie nie zakłada rozrachunku (należności/zobowiązania) — to osobny krok w zakładce Rozrachunki, gdzie możesz utworzyć rozrachunek z konkretnej faktury albo zbiorczo zsynchronizować wszystkie wystawione faktury, które go jeszcze nie mają. Tam też odnotowujesz wpłaty i śledzisz terminy płatności.

Powiązania z innymi modułami

Kontrahenci — z nich pochodzi lista nabywców/dostawców na fakturze; dane kontrahenta (nazwa, NIP, adres) trafiają na fakturę w chwili zapisu.
Magazyn i Usługi — katalogi, z których wybierasz gotowe pozycje faktury zamiast wpisywać je ręcznie.
Dziennik — tu trafia dekret założony automatycznie przy wystawieniu faktury.
VAT — wystawione faktury zasilają rejestry i zestawienia VAT.