Organizacje
„Organizacja” w KsięgoPlusie to jedna obsługiwana firma — z własną, całkowicie niezależną bazą danych, własnym planem kont, własnymi dokumentami i własnym trybem księgowości. Jedna instalacja programu (jeden serwer, jedna licencja) może obsługiwać wiele organizacji naraz — to jest właśnie myślenie „biuro rachunkowe": zamiast osobno instalować program dla każdego klienta, masz jeden serwer i przełączasz się między firmami z górnego paska, tak jak przełącza się karty w przeglądarce.
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z programem, podstawy (pierwsze konto, pierwsza organizacja zakładana automatycznie, wybór trybu księgowości) opisuje strona Pierwsze kroki — ta strona rozwija temat wielu firm i zarządzania dostępem do nich.
Selektor organizacji w górnym pasku
W górnym pasku, obok napisu „Firma:", widzisz rozwijaną listę wszystkich organizacji, do których masz dostęp. Obok niej są dwie ikony:
- „+" — otwiera okno tworzenia nowej organizacji,
- ikona ludzików — otwiera okno „Ustawienia organizacji", w którym zmieniasz tryb księgowości i zarządzasz dostępem (opisane niżej). Ta ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jakaś organizacja jest aktualnie aktywna.
Które organizacje widzisz na liście, zależy od Twojego konta: administrator instalacji (zakładka Administracja) widzi wszystkie, a zwykłe konto — tylko te, do których ktoś mu przyznał dostęp.
Tworzenie nowej organizacji
Klikasz „+" przy selektorze — otwiera się okno „Nowa organizacja" z dwoma polami:
- Nazwa firmy (wymagane),
- NIP (opcjonalnie).
Przycisk „Utwórz i przełącz" zakłada nową organizację, od razu nadaje Ci w niej rolę właściciela i od razu się na nią przełącza — cała aplikacja przeładowuje się, żebyś zobaczył/a dane nowej, pustej firmy. Nowa organizacja startuje w trybie pełnej księgowości; jeśli obsługiwana firma rozlicza się inaczej, zmień tryb od razu (patrz niżej), zanim zaczniesz wprowadzać dane.
Limit liczby organizacji
Bez aktywowanej licencji program pozwala mieć tylko jedną organizację na całą instalację — to wystarcza, żeby przetestować i realnie zacząć korzystać z programu, ale nie wystarczy do prowadzenia biura obsługującego kilku klientów. Próba założenia drugiej organizacji bez licencji kończy się komunikatem o osiągnięciu limitu. Aktywowana licencja podnosi ten limit do liczby organizacji, na którą opiewa — jeśli go przekroczysz, dostaniesz analogiczny komunikat z podaną liczbą. Aktywację licencji i sprawdzenie jej stanu opisuje strona Administracja.
Przełączanie między organizacjami
Wybranie innej pozycji na liście w górnym pasku nie przełącza od razu — otwiera okno „Przełączyć organizację?" z nazwą wybranej firmy do potwierdzenia. Klikasz „Przełącz", aplikacja przeładowuje się i od tej chwili pracujesz na danych nowej firmy. „Anuluj" cofa selektor z powrotem na faktycznie aktywną organizację.
Ważne: aktywna organizacja jest współdzielona przez cały serwer, nie jest osobna dla każdej przeglądarki czy każdego zalogowanego konta. Jeśli w biurze z kilkoma stanowiskami ktoś inny przełączy serwer na inną firmę, Ty — pracując w tym samym momencie na tym samym serwerze — też zaczniesz widzieć dane tej firmy po najbliższym odświeżeniu. Program pilnuje tylko tego, żeby na dane trafiały wyłącznie osoby mające do danej organizacji dostęp — jeśli aktywna stanie się firma, do której nie masz uprawnień, zapytania do serwera zaczną kończyć się komunikatem o braku dostępu, dopóki ktoś nie przełączy z powrotem albo nie dostaniesz dostępu do tej organizacji.
Ustawienia organizacji: tryb księgowości i dostęp
Ikona ludzików obok selektora otwiera okno „Ustawienia organizacji" z nazwą aktywnej firmy w tytule. Zawiera dwie części.
Tryb księgowości
U góry okna widzisz aktualny tryb. Jeśli możesz nim zarządzać (patrz niżej, kto może), to rozwijana lista z trzema opcjami:
| Wartość | Opis |
|---|---|
| Pełna księgowość | Spółki i firmy prowadzące pełne księgi rachunkowe |
| PKPiR (uproszczona księgowość) | Podatkowa księga przychodów i rozchodów |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Działalności na ryczałcie |
Zmiana trybu wymaga potwierdzenia w oknie dialogowym i przeładowuje całą aplikację — od razu widać inny zestaw zakładek w menu. Program wyraźnie zastrzega (i w oknie potwierdzenia, i pod samą listą): zmiana trybu nie przelicza ani nie przenosi już wprowadzonych danych, przełącza tylko widoczność modułów i to, które eksporty JPK są dostępne. Więcej o samych eksportach i jak tryb księgowości na nie wpływa: Eksporty JPK.
Jeśli nie masz uprawnień do zmiany trybu, ta sama sekcja pokazuje samą nazwę aktualnego trybu, bez możliwości edycji.
Dostęp do organizacji
Poniżej jest tabela osób mających dostęp do tej organizacji: Email, Imię i nazwisko, Rola. Są dwie role:
- Właściciel — może zarządzać samą organizacją: zmieniać tryb księgowości oraz dodawać, zmieniać rolę i odbierać dostęp innym osobom.
- Członek — ma dostęp do danych organizacji i pracuje w niej na co dzień, ale nie zarządza organizacją ani dostępem do niej.
Listę widzi każdy, kto ma dostęp do organizacji, natomiast zarządzać dostępem (dodawać, zmieniać rolę, usuwać) może tylko właściciel tej konkretnej organizacji albo administrator instalacji — jeśli nie spełniasz żadnego z tych warunków, widzisz tabelę tylko do odczytu, bez pól do edycji. Jeśli tabela jest pusta, oznacza to, że nikomu poza administratorem instalacji nie przypisano jeszcze dostępu — administrator ma go zawsze, niezależnie od tej listy.
Dodawanie dostępu. W polu „Dodaj dostęp – email" wpisujesz adres e-mail i wybierasz rolę (Członek albo Właściciel), po czym klikasz „Dodaj dostęp". Uwaga: to musi być e-mail już istniejącego lokalnego konta na tym serwerze — okno nie zakłada nowego konta, tylko przyznaje dostęp do organizacji istniejącemu. Jeśli podany adres nie odpowiada żadnemu kontu, dostaniesz komunikat „Nie znaleziono lokalnego konta o tym adresie email" — konto trzeba najpierw założyć (zakładka Administracja), a dopiero potem przyznać mu tu dostęp.
Zmiana roli. Przy każdej osobie (poza sobą, jeśli nie masz uprawnień do zarządzania) jest rozwijana lista z rolą — wybór innej wartości od razu zapisuje zmianę.
Odbieranie dostępu. Ikona „x" przy osobie, po potwierdzeniu w oknie dialogowym, usuwa jej dostęp do tej organizacji (nie usuwa samego konta na serwerze — tylko dostęp do tej jednej firmy).
Organizacja zawsze musi mieć co najmniej jednego właściciela. Jeśli spróbujesz zdegradować do roli Członka albo usunąć jedyną osobę z rolą Właściciel, program odmówi z komunikatem o ostatnim właścicielu — najpierw nadaj rolę Właściciela komuś innemu.
Usuwanie całych organizacji nie jest obecnie dostępne z poziomu interfejsu — jeśli firma faktycznie przestaje być obsługiwana, po prostu przestań się na nią przełączać.