Kontrahenci
Kontrahenci to kartoteka Twoich klientów i dostawców — jedna, wspólna lista, z której korzystasz przy wystawianiu i księgowaniu dokumentów w module Faktury, a także przy śledzeniu należności i zobowiązań w Rozrachunkach. Każdy kontrahent ma automatycznie zakładane własne konto rozrachunkowe w Planie kont — nie musisz go tworzyć ręcznie.
Listę otwierasz z menu bocznego Kontrahenci. U góry widzisz liczbę kontrahentów w kartotece oraz przycisk „Dodaj kontrahenta”.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Nad tabelą masz pole wyszukiwania — wpisujesz fragment nazwy, symbolu, NIP-u, PESEL-u albo numeru konta rozrachunkowego, a lista filtruje się sama (z małym opóźnieniem, żeby nie odpytywać serwera przy każdym naciśniętym klawiszu). Obok pola wyszukiwania jest select „Wszystkie grupy / Odbiorcy / Dostawcy”, którym zawężasz listę tylko do jednej grupy.
W tabeli dla każdego kontrahenta widzisz: symbol, nazwę (skróconą pogrubioną, a pełną — jeśli różni się od skróconej — mniejszą czcionką pod spodem), NIP albo PESEL, numer konta rozrachunkowego, miasto i grupę (Odbiorca/Dostawca).
Dodawanie kontrahenta
Klikasz „Dodaj kontrahenta” — otwiera się formularz podzielony na sekcje. Wymagane są tylko dwa pola: pełna nazwa i grupa (Odbiorca albo Dostawca). Wszystko inne jest opcjonalne.
Symbol kontrahenta nie wpisujesz ręcznie — pole jest zablokowane do edycji i program generuje je sam z NIP-u lub PESEL-u (patrz tabela niżej).
Sekcja „Identyfikacja”
- NIP (dla firmy) — jeśli go podasz, program sprawdza sumę kontrolną; błędny NIP nie zostanie zapisany, dostaniesz czytelny komunikat co jest nie tak.
- PESEL (dla osoby fizycznej) — tak samo, ze sprawdzeniem sumy kontrolnej.
- REGON — bez dodatkowej walidacji.
Obok pola NIP jest przycisk „Pobierz z MF”. Wpisujesz poprawny, 10-cyfrowy NIP i klikasz go, żeby program pobrał dane z Białej Listy VAT Ministerstwa Finansów: pełną nazwę, nazwę skróconą (bez form prawnych typu „Sp. z o.o.”), REGON, adres, kod pocztowy, miasto oraz pierwszy zarejestrowany rachunek bankowy. Po pobraniu zobaczysz też komunikat o statusie VAT kontrahenta (czynny / zwolniony / inny).
Jednego NIP-u albo PESEL-u nie możesz przypisać dwa razy w tej samej grupie — ten sam numer może więc figurować raz jako odbiorca i raz jako dostawca (to dwaj osobni kontrahenci), ale nie dwa razy jako odbiorca.
Sekcja „Konto rozrachunkowe”
Wybierasz konto bazowe — trzycyfrowe konto rozrachunkowe z Planu kont (domyślnie 201 dla odbiorców i 200 dla dostawców; zmienia się samo, gdy przełączysz grupę). Konkretny numer konta rozrachunkowego program dokłada sam i pole jest tylko do odczytu:
| Dane kontrahenta | Format numeru konta | Przykład (konto bazowe 201) |
|---|---|---|
| Ma NIP | konto_bazowe-NIP |
201-5252248481 |
| Ma tylko PESEL | konto_bazowe-OFP-PESEL |
201-OFP-44051401458 |
| Nie ma ani NIP-u, ani PESEL-u | konto_bazowe-OF-numer_porządkowy |
201-OF-00000003 |
Konto zakłada się w Planie kont automatycznie w momencie zapisania kontrahenta — nie musisz nic dodawać tam ręcznie.
Sekcje „Adres” oraz „Kontakt i płatności”
Ulica i numer, kod pocztowy, miasto, kraj (domyślnie „Polska”), telefon, e-mail, numer rachunku bankowego oraz termin płatności w dniach (domyślnie 14 — to ta wartość, którą program potem podpowiada przy wystawianiu dokumentów dla tego kontrahenta). Na dole formularza jest jeszcze wolne pole Notatki na dowolne uwagi.
Zapisujesz przyciskiem „Dodaj kontrahenta”.
Dodawanie kontrahenta „w locie”
Jeśli wypełniasz np. dokument w module Faktury i wybierasz kontrahenta z listy, a go tam jeszcze nie ma, przy takim polu wyboru bywa mały przycisk dodania nowego kontrahenta bez opuszczania bieżącego ekranu. Otwiera się skrócony wariant tego samego formularza (bez pola Notatki) — po zapisaniu nowy kontrahent od razu pojawia się jako wybrany w polu, z którego go dodawałeś/aś.
Edycja i blokada kontrahenta
Kliknięcie ikony ołówka przy kontrahencie otwiera ten sam formularz z uzupełnionymi danymi.
Gdy konto rozrachunkowe kontrahenta jest już wykorzystane w dekretach księgowych (czyli kontrahent pojawia się w zaksięgowanych dokumentach), kontrahent staje się zablokowany — w tabeli zobaczysz przy nim ikonę kłódki, a w formularzu edycji żółte ostrzeżenie „Kontrahent zablokowany”. W tym stanie:
- pola NIP, PESEL oraz konto bazowe są wyszarzone i nieedytowalne (bo ich zmiana zmieniłaby numer konta rozrachunkowego, a to popsułoby już zaksięgowane dekrety),
- pozostałe dane (nazwa, adres, kontakt, termin płatności, notatki) edytujesz bez ograniczeń.
Jeśli mimo blokady spróbujesz zmienić coś, co zmieniłoby numer konta, a konto jest w użyciu, zapis zostanie odrzucony z komunikatem, że konto jest używane w dekretach.
Usuwanie kontrahenta
Przycisk kosza przy kontrahencie usuwa go razem z jego kontem rozrachunkowym w Planie kont — po potwierdzeniu w oknie dialogowym. Jeśli konto tego kontrahenta jest już użyte w dekretach, przycisk usuwania jest zablokowany (z podpowiedzią „Nie można usunąć — konto używane w dekretach”) — najpierw musiałbyś/musiałabyś usunąć powiązane dekrety, żeby móc usunąć kontrahenta.