Dziennik

Zakładkę Dziennik widzisz tylko wtedy, gdy Twoja firma pracuje w trybie pełnej księgowości (patrz Pierwsze kroki → Wybór trybu księgowości). To tutaj powstają i są księgowane dekrety — czyli pojedyncze zapisy księgowe metodą podwójnego zapisu: każda operacja gospodarcza (faktura, wyciąg bankowy, raport kasowy...) trafia na jedno konto po stronie Wn (winien) i jedno lub więcej kont po stronie Ma (ma), zawsze na tę samą kwotę. Konta, spośród których wybierasz, pochodzą z Twojego Planu kont — jeśli jakiegoś konta brakuje na liście, dopisz je najpierw tam.

Trzy widoki dekretów

Na górze ekranu masz trzy zakładki, które filtrują listę:

Bufor — dekrety wprowadzone, ale jeszcze nie zaksięgowane. Można je tu dowolnie poprawiać i usuwać.
Dziennik — dekrety już zaksięgowane, posortowane po numerze dziennikowym, w formie kart przypominających wydruk księgowy (z numerem L.dz., datami, numerem systemowym itd.).
Wszystkie — obie grupy razem, w tabeli, z kolumną Status.

Nad listą masz też pole wyszukiwania — szuka po opisie i po numerze dokumentu.

Dodawanie nowego dekretu

Klikasz „Nowy dekret” i wypełniasz formularz:

Typ dokumentu — kod z listy, np. FV (Faktura VAT sprzedaży), FZ (Faktura VAT zakupu), WB (Wyciąg bankowy), KP (Kasa przyjmie), PK (Polecenie księgowania) i kilkanaście innych.
Numer dokumentu i Opis operacji gospodarczej — pola obowiązkowe.
Data księgi, Data dokumentu, Data VAT, Data zdarzenia gospodarczego, Data dostawy — daty, które nie zawsze są takie same (np. data wpływu faktury a data sprzedaży); jeśli nie wypełnisz wszystkich, program w wielu miejscach przyjmie datę główną jako zastępczą.
opcjonalnie Typ dokumentu (KSeF) — a jeśli wybierzesz KSEF, doda się pole na Numer KSeF.
Pozycje dekretu (Wn / Ma) — dla każdej pozycji wybierasz konto z listy i wpisujesz kwotę. Przyciskami pod tabelką dodajesz kolejną parę Wn+Ma, albo samo Wn, albo samo Ma (przydatne np. gdy jedna kwota po stronie Wn rozbija się na kilka kont po stronie Ma).

Zanim program zapisze dekret, sprawdza dwie rzeczy: że wypełniłeś/aś wszystkie konta i kwoty, oraz że suma Wn zgadza się z sumą Ma (z tolerancją grosza). Jeśli się nie zgadza, zobaczysz komunikat z obiema sumami i dekret się nie zapisze — popraw kwoty i spróbuj ponownie.

Jeśli rok wynikający z daty dekretu nie istnieje jeszcze na liście lat obrachunkowych, program zapyta, czy go dodać. Nowy dekret możesz swobodnie dodać do bieżącego roku; do roku poprzedniego — tylko do 20 stycznia roku bieżącego (to standardowy termin zamknięcia ksiąg za poprzedni rok). Do lat starszych niż rok wstecz dekretów już nie dodasz.

Księgowanie

Dopóki dekret siedzi w Buforze, jest tylko roboczym zapisem — możesz go dowolnie zmieniać albo usunąć. Żeby stał się częścią dziennika, musisz go zaksięgować: klikasz ikonę wysyłki przy pojedynczym dekrecie, albo — mając otwartą zakładkę Bufor — zaznaczasz checkboxami kilka naraz (przycisk „Zaznacz wszystkie”) i klikasz „Zaksięguj zaznaczone”.

Przy księgowaniu program:

nadaje dekretowi kolejny numer dziennika (numer L.dz.) w obrębie danego roku obrachunkowego — to numer, który już się nie zmienia,
nadaje numer systemowy w formacie KP/ROK/0000000001,
ustawia status na „Zaksięgowany” i zapisuje datę zaksięgowania.

Numer systemowy bywa tymczasowy — dopóki miesiąc, w którym leży dekret, nie jest jeszcze zamknięty (a zamyka się on 21. dnia miesiąca następnego), księgowanie kolejnych dekretów do tego samego miesiąca może przesunąć numerację, żeby zachować porządek chronologiczny. Po zamknięciu miesiąca numer staje się stały i przestaje się zmieniać. Na karcie dekretu w widoku Dziennik widzisz obie informacje: sam numer oraz etykietę „Tymczasowy” albo „Stały”.

Zaksięgowanego dekretu nie da się usunąć — program uprzedza o tym w oknie potwierdzenia, zanim jeszcze klikniesz „Zaksięguj”.

Edycja zaksięgowanego dekretu

Kliknięcie ikony ołówka na dekrecie w Dzienniku otwiera go do edycji, ale zakres tego, co wolno zmienić, zależy od tego, jak stary jest dekret:

Jeśli data księgi dekretu przypada na bieżący rok (albo późniejszy), edytujesz go w całości — wszystkie pola, wszystkie konta i kwoty, możesz też dodawać i usuwać pozycje Wn/Ma.
Jeśli dekret jest z roku poprzedniego, pełną edycję masz jeszcze do 20 stycznia bieżącego roku.
Po tym terminie (oraz dla dekretów starszych) okres księgowania jest zamknięty — program pokaże ostrzeżenie „Okres księgowania zamknięty” i pozwoli poprawić już tylko numery kont Wn/Ma. Kwoty, daty, opis, numer i typ dokumentu są wtedy zablokowane, a dodawanie czy usuwanie pozycji jest niedostępne — to zabezpieczenie przed przypadkową zmianą liczb w już rozliczonym okresie.

Tak czy inaczej, zapisana zmiana w dekrecie jest natychmiast widoczna wszędzie tam, gdzie ten dekret wpływa na wyniki — m.in. w Zestawieniach.

Usuwanie

Kosz przy dekrecie widzisz tylko w Buforze — usunąć można wyłącznie dekret, który nie został jeszcze zaksięgowany. Program zawsze dopytuje o potwierdzenie przed usunięciem.

Drukowanie dziennika

W zakładce Dziennik (widok dekretów zaksięgowanych) masz przycisk „Drukuj” — generuje wydruk w formie kart, posortowanych po numerze dziennikowym, z danymi firmy, datami, pozycjami Wn/Ma i numerem systemowym każdego dekretu. Przydaje się, gdy księgowa albo urząd chce zobaczyć dziennik księgowy na papierze.